2020年03月30日

どうにか対応します

本日から
予約患者さん、当日朝から鳴り止まない当日に診る必要が生じた患者さん
併せて、60人越えの患者さんがいらっしゃり、当院のスペックを大きく超える状態が
続きます。

昨年秋から冬にかけて予約いただいた患者さんの定期検診の予約が多かったので
どうにか運営できるのですが
とにかく多くの患者さんが来院されます。

換気をしっかりとって
多すぎる患者さんが医院にとどまらないよう
空気が入れ替わるよう対応していきます。


治療中の患者さんの急患さんはどうにか対応しますが

しばらく通院の途絶えている患者さんは、時間、日にちをご協力いただいています。

今週もよろしくお願いします。

藤本

posted by 院長 at 10:14| 山口 ☁| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2020年03月19日

本日

院内研修のため本日、午前は10時30分より休診になります。

午後は通常通り診療になります。



また、別件ですが
職員の労働環境改善のため当面の間6月13日より土曜日は16時までの診療になります。
平日の勤務に関しても変更する予定ですので追ってアップさせていただきます。



posted by 院長 at 09:46| 山口 | Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2020年03月16日

本日もスタッフ不足です。

藤本です。

本日も2名不足の中の運用でした。


多い日でお電話が1日80件以上かかっている日もあるのですが今日はそんな日のようでした。

今日はすでに10コール以上なっても、誰も手が離せない状況が
20回くらいあったように思います。誰の手もあいていないで困ったことです。
ご迷惑をおかけしまた。

申し訳ありませんが出られないときは全く誰もあいておりません。
直後に再度お電話でなく、いっときお時間をおいてからかけ直していただくようお願い申し上げます。




50件程度はお電話をとり対応させていただけたと思うのですが、
話がなかなか長くなる患者さまもいらっしゃったので
かけていらっしゃる方も、話し中などになって、なかなかつながっていなかったのではないかと
心配しています。

皆さんに平等にお電話をご利用いただけるよう
院内にてお電話されるときの取り決めの名刺サイズのカードを配布させていただいています。
また参考にしてみてください。


お電話を受けられるときは私も含め電話を受けているのですが
どうにもならない状態です。

お電話に出るより院内のオペレーションを優先させていただいています。
院内が滞ると駐車場も足らなくなり、近隣の方にもご迷惑をおかけするようになるので
院内業務を優先し、
お電話の優先順が下がりながら対応中です。

対策のご案内のプリントは直近の対策であって根本の解決ではありませんので
根本にも対応を検討中です。


今後の、お電話が、つながりにくい状況は
院内の機器で、かかってくるお電話自体を減らすよう対応中です。
以下に記しますが、来月から徐々に導入します。

具体的にはアプリの導入で少しでもお電話しなくてもすむ状況を作ろうと思っています。


1.診察券アプリの導入により、お電話での、当日の診療時間の確認の手間が減ります。(お電話で確認しなくてもよくなります)

2.予約の変更は、当院としては、ない方がいいのですが、変更せざるを得ないときにネット予約ができるようにネット予約を一部解禁します。

3.無駄に営業電話をとってしまって対応し、大切な患者さんのお電話をとらなくていいように
株式やマンション購入などの(どちらも興味ないので困ったものです)迷惑営業電話を事前に排除する仕組みを業者さんに相談中です。

4.お会計に関しても昨年より自動精算機を導入、チェアサイドでの次回予約の確認を行うことで受付での渋滞を減らしていますが、アプリ導入後は、お会計自体もアプリ上でカード決済を行えるよう計画中です。決済を忘れてしまったら通知が行くようになっています。


ひとまずできることをどうにかしていきます。


同時に近くに移転開業を計画中です。
チェアが増える分、診ることのできる患者さんが増えます。
Drの先生と、パートさんスタッフを増員し、日中にぎゅっと頑張る医院に変化します。


ここ1年の求人状態を含めて歯科医院で働きたい人がいない状況、特に夕方16時以降働ける人、土曜日に勤務可能な方が
いらっしゃらない状況も受け、(数少ない土曜日も有給希望が集中し、機能しがたい状態が続いています)

移転のタイミングで夕方と土曜日はほとんどしない医院に変化する予定です。
(今日も18時過ぎには患者さんの治療を終えたのですが、日中後回しにしていた業務でスタッフの帰宅時間は19時30分を
過ぎてしまいました。特に人数の少ない日はパートスタッフもギリギリまで残ってもらい、
常勤スタッフも残業ありきの体制になってしまっており同じスタッフで運営したい私としてはここの改善は急務です
時間で終われる医院に変化しないとスタッフの入れ替わりばかりになって
当院に未来はないと思っています。)


また、医療ですので誰でもいいわけではなく、当院が運営できる基準を設けていますので
本当に働く方が不足して1年以上たっています。

夕方の既存のスタッフも疲弊がひどく、いつ、医院を退職してもおかしくない状況になっています。


既存の患者さんが多く、久しぶりに復活する患者さんも多く、身動きがしづらい状況が続いています。

新規患者さんの受け入れは
きちんと時間の確保できる2ヶ月先のご案内
土曜日は新規さんの募集は停止、
夕方は16時30分が新規患者さんを診れる最終時間にしてしばらくたっていますが、
全く解決に至っておりません。


細かい働き方改革についてはまた報告させていただきますが、
最終予約を17時で終了時間を17時30分の医院にしていくこと、
土曜日の診療時間を15時くらいまで縮めていくこと
土曜日はメインテナンスを中心にし、急患対応を中心にして治療をかなりセーブしていく方向性で検討中です。

現状がしっかり腰を落ち着けた診療もできないのでこのあたりの対策が
患者さんに本当に喜んでいただくために必要な落としどころと感じています。

今後もよろしくお願いします。

長文失礼しました。

ふじもと歯科クリニック
藤本晋治



posted by 院長 at 20:21| 山口 ☁| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2020年03月14日

今日の診療

土曜日に慢性的にあるのですが

本日は
スタッフ不足にて受付業務が滞りがちになっております。

15時より電話受付を終了して、数多くいらっしゃる患者さんに集中させてください。
よろしくお願い申し上げます。

藤本
posted by 院長 at 15:18| 山口 ☀| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2020年02月25日

スタッフの不足

体調不良やご家族の体調不良にて
スタッフ不足にて
電話受付、すでに6−7件
お電話に出ることができません。
院内もすごいことになっているので
院内オペレーション重視ですすめています。
当院のスペックを超えています。

お時間ずらして再度のお電話をお願いします。

藤本
posted by 院長 at 11:19| 山口 ☁| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2020年02月14日

本日の診療

今日は地域活動の関係で

16時までで診療を終わります。

従って15時で電話受け付けも終了します。

ご理解のほどよろしくお願いします。


ふじもと歯科クリニック
藤本晋治
posted by 院長 at 08:45| 山口 ☁| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2020年02月10日

電話受付を今から終了します

今日は16時から
スタッフが3名いない中運営しております。

無理を言って残ってもらう時代ではないこと
基本、休み希望はすべて受け入れる時代なこと
求人を出してもほとんど反応がない状態を受けて

土曜日、夕方の時間を大きく縮小計画中です。

今日はひとまず電話受け付けを終了して
残っている患者さんに集中させてください。
お願いします。

藤本

posted by 院長 at 16:28| 山口 ☁| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

電話応対

ふじもとです。

朝からすでに30件以上電話がかかり続けています。

院内のオペレーションが1番
電話応対は次になります。

10コール以上なって取り損なった電話は
すでに数件あります。

休み明けはいつも電話は多いので

できるだけ対応しますが
少し時間をずらしてお掛け直しください。



また、今日の時間は昼も往診に出るのもあり
無理を押して昼休みも休みじゃなくなって
対応中です。

最近はスタッフには昼休みはとらせていますが
私自身昼夜の枠も数週間先まで埋まっていますので
無理がきかない部分もあります。

ご理解のほどよろしくお願いします。



他の患者さんの工夫できる時間枠もすでにいっぱいになっています。
待てる方は水曜日以降の対応になりますので
よろしくお願いします。


ふじもと

posted by 院長 at 09:58| 山口 ☀| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2019年11月30日

自動精算機

本日、自動精算機がデビューしました。

とはいえ、うまく終了できなかったっぽいので明日がドキドキです。

当面は受付、自動精算機と両方を併用していきます。

また、カード決済はまだ、受付のみの対応です。



今日の感覚では0.6人分くらいの働きをしてくれたようで、受付スタッフもそのぶん電話に出たり、
ほかの仕事ができたようです。


最近も全員が忙しすぎて(完全予約制なので時間にできるふだけついて行く運用ですので)
誰一人手を離せない状態、
電話に出られない状況がありました。
1日4−5回ある感覚でいます。

その時は申し訳有りませんが時間をずらしてお電話ください。

よろしくお願いします。

終了業務をまた確認ですが明日の朝解決するようなら明日も運用します。

よろしくお願いします。

藤本晋治
posted by 院長 at 00:34| 山口 ☀| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

退職

こんばんは

藤本です。

明日は朝1番目の時間以外、休診します。
よろしくお願いします。


ところで来週月曜日をもちまして、当院の愛されキャラの衛生士スタッフが一人
退職します。

結婚されて遠方に引っ越されるためです。

送別会兼早すぎる忘年会もしんみりなるかと思いきや。。。。


いつも通り次の日、声が出にくくなるはしゃぎっぷりだったようです。

私もフグのヒレ酒で久しぶりにアツい朝を迎えました。


また少し人が入れ替わり、感じが変わるのかもしれませんが
みんな一生懸命働きますのでよろしくお願いします。


ふじもと歯科クリニック
藤本晋治


posted by 院長 at 00:26| 山口 ☀| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする